Les lots vous permettent de regrouper et d'organiser vos commandes de la manière la mieux adaptée à votre flux de travail spécifique. La première étape de l'expédition par lots consiste à créer un lot. Une fois créé, vous pouvez ajouter des commandes au lot, attribuer le lot et traiter le lot selon vos besoins. Pour en savoir plus sur les lots et leurs utilisations courantes, consultez notre Introduction à l'expédition par lots.
Il existe trois façons de créer un lot dans ShipStation :
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Cliquez sur + Créer un nouveau lot dans la barre latérale de l'onglet Commandes.
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Cliquez sur Lot et choisissez Créer un nouveau lot dans la barre latérale Expédition de l'onglet Commandes.
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Sélectionnez plusieurs commandes et cliquez sur le bouton Créer une étiquette pour créer un lot ponctuel.
Les lots ponctuels n'ont pas les mêmes actions disponibles que les lots normaux, mais ils sont également enregistrés sous
Expéditions > Lots.Lots ponctuels fractionnés automatiquement par lieu d'expédition
Lorsque vous créez des étiquettes pour plusieurs commandes sans créer de lot, ShipStation fractionne automatiquement les commandes en lots par lieu d'expédition.
Si toutes les commandes ont le même lieu d'expédition, elles seront regroupées en un seul lot.
Ces options créeront un dossier de lot des commandes, auquel un numéro sera attribué. Vous pouvez le renommer pour décrire les commandes du lot.
Vous pouvez ajouter des commandes à un lot à partir de l'onglet Commandes ou de la fenêtre Détails de la commande.
Autre méthode : sélectionnez les commandes et cliquez sur Lot au niveau de la barre latérale des expéditions dans la grille des commandes, au-dessus du widget de configuration de l'expédition.
Sélectionnez ensuite le lot auquel ajouter la commande dans la fenêtre pop-up Ajouter au lot.
Si vous essayez d'ajouter une commande à un lot et que cette commande fait partie d'un autre lot, ShipStation affiche une alerte vous demandant si vous souhaitez déplacer les commandes vers le lot sélectionné ou les exclure de ce lot.
Pour ajouter une commande à un lot depuis les détails de la commande :
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Cliquez sur le numéro de commande dans l'onglet Commandes ou Expéditions.
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Cliquez sur le bouton Tout ajouter au lot.
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Sélectionnez Créer un nouveau lot pour ajouter les expéditions à un nouveau lot ou sélectionnez un lot existant dans Mes lots.
Dans le cas de commandes à plusieurs expéditions, toutes les expéditions seront ajoutées au lot. Si la commande fait déjà partie d'un lot, ShipStation affiche une alerte vous demandant de déplacer la commande ou de l'exclure.
Une fois que toutes les commandes sont ajoutées au lot, vous êtes prêt(e) à effectuer des actions dans votre lot.
Afficher les lots dans l'onglet Commandes
Ajoutez la colonne Lot à l'onglet Commandes pour identifier rapidement les commandes affectées à des lots.
Dans l'ancienne version de ShipStation, les lots sont spécifiques à l'utilisateur, et chaque utilisateur de votre compte peut avoir jusqu'à cinq lots ouverts à la fois.
Lots illimités
La nouvelle version de ShipStation autorise un nombre illimité de lots. Passez à la nouvelle version de ShipStation pour en profiter !
Les lots apparaissent sur votre écran Commandes dans ShipStation, et le numéro de lot ouvert s'affiche également dans la colonne Lot ouvert de votre grille des commandes. Une fois qu'un lot a été traité, vous pouvez afficher des informations propres au lot dans Expéditions > Lots.
Il existe deux façons de créer un lot :
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Cliquez sur + Créer un nouveau lot dans la barre latérale.
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Sélectionnez des commandes dans la grille des commandes et choisissez Ajouter au lot dans la barre latérale d'expédition. Dans le menu déroulant, sélectionnez Créer un nouveau lot.
Si vous ne voyez pas la barre latérale, assurez-vous d'avoir coché la case Afficher la barre latérale dans la grille des commandes.
Il existe deux façons d'ajouter une commande à un lot :
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Faites glisser les commandes de la grille des commandes vers la zone des lots au coin de l'écran.
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Sélectionnez les commandes souhaitées, choisissez Ajouter au lot dans la barre latérale d'expédition, puis sélectionnez le numéro de lot auquel vous souhaitez ajouter ces commandes.
Les commandes ne peuvent être que dans un seul lot
En autorisant une commande à ne figurer que dans un seul lot à la fois, ShipStation vous évitera toute expédition en double. Si vous essayez d'ajouter une commande à un lot mais que celle-ci se trouve déjà dans un autre lot (comme le lot d'un autre utilisateur), ShipStation vous demandera de déplacer la commande.
Le traitement d'un lot consiste à créer des étiquettes pour toutes les commandes contenues dans le lot.
Pour créer les étiquettes d'un lot :
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Sélectionnez le numéro de lot dans la barre latérale de l'onglet Commandes.
Vous devriez alors voir toutes les commandes contenues dans le lot dans la grille des commandes.
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Cliquez sur le bouton Traiter le lot.
Un écran affichera alors la progression du lot. Vous pouvez fermer cette fenêtre, et le traitement du lot se poursuivra en arrière-plan.
Lorsque le traitement du lot est terminé, une fenêtre pop-up s'affiche avec les options disponibles.
De là, vous pouvez imprimer des étiquettes, des bons de livraison et d'autres documents.
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Cliquez sur le bouton Étiquettes pour imprimer immédiatement les étiquettes.
Si vous n'êtes pas prêt à imprimer, fermez cette fenêtre. Vous pouvez imprimer à tout moment à partir de la File d'attente des étiquettes ou en sélectionnant les expéditions sur l'écran Lots de l'onglet Expéditions et en cliquant sur Imprimer.
Vous pouvez également marquer un lot comme imprimé, ajouter des notes ou archiver le lot sur l'écran Lots.
Meilleures pratiques pour le traitement par lots
Pour les lots, la meilleure pratique est d'utiliser le bouton Traiter le lot. Si, à la place, vous sélectionnez les commandes d'un lot et que vous cliquez sur Créer les étiquettes, ShipStation créera automatiquement un nouveau lot avec ces commandes, puis traitera le lot.
Lorsque cela se produit, vous verrez peut-être les commandes rester dans le lot précédemment créé, même si leur statut est passé à Expédié. Dans ce cas, il suffit d'annuler le lot ouvert et de sélectionner le nouveau lot dans la fenêtre File d'attente des étiquettes ou Expéditions > Lots pour imprimer les étiquettes.
L'archivage d'un lot permet de le masquer sur la page des lots. Utilisez cette option pour fermer les lots dont l'impression est terminée et qui ne nécessitent plus votre attention.
Vous pouvez toujours retrouver ces lots ultérieurement en utilisant la barre de recherche ou en sélectionnant Archivés sous l'option Lots dans la barre latérale gauche.