QuickBooks en línea

Cómo conectar una cuenta de QuickBooks Online con ShipStation, qué funciones están disponibles y otros detalles que se deben conocer.

¡La integración directa de ShipStation con QuickBooks Online simplifica el envío de los datos de tu pedido enviado a tu cuenta de QuickBooks!

ShipStation envía tus pedidos enviados a QuickBooks Online con un solo clic, por lo que se mostrarán como Recibos de venta o Facturas en tu cuenta de QuickBooks Online.

Si aún no usas QuickBooks Online, pero deseas obtener más información al respecto para ver si es la solución adecuada para ti, consulta la página de información de contabilidad de QuickBooks. Esta página proporciona una excelente descripción general, así como detalles de precios y un enlace para realizar una prueba.

Disponible solo para cuentas de EE. UU.

Actualmente, la integración de QuickBooks con ShipStation solo está disponible para cuentas de QuickBooks Online con sede en EE. UU.

QuickBooks Online Canada ya no es compatible con ShipStation.

Esta integración no admite la transmisión de información de GST/HST en este momento.

Para usar ShipStation con otras versiones de QuickBooks, prueba Connex de JMA Web Technologies.

Funciones de integración de Quickbooks para ShipStation

Función

Detalles

Envía pedidos enviados desde ShipStation a QuickBooks Online como Recibos de venta o Facturas.

  • Tendrás la posibilidad de elegir la Cuenta de activos en la que se registrarán los Ingresos por ventas.

  • Las facturas se registrarán automáticamente en tu cuenta de Cuentas por cobrar.

  • El Número de pedido de ShipStation se almacenará en el campo Memo en el Recibo de venta o Factura.

  • Los recibos de ventas y facturas de ShipStation se identificarán con un prefijo SS- seguido de un ID de pedido único.

  • Puedes configurar QuickBook Online para sincronizar Pedidos parcialmente embalados.

Selecciona qué tiendas de ShipStation transmitirán información a QuickBooks Online.

ShipStation enviará pedidos desde todas las tiendas conectadas de forma predeterminada. Sin embargo, puedes seleccionar qué tiendas transmiten información.

Debes enviar pedidos desde ShipStation a través de la página Procesar pedidos en Configuración > Integración > Socios de integración > QuickBooks Online. Al enviar pedidos de esta manera, puedes evitar duplicados si tienes canales de venta conectados directamente a QuickBooks Online.

Envía productos de pedidos para asignar o crear nuevos registros de productos que no sean de inventario dentro de QuickBooks.

Busca en QuickBooks Online por SKU en un registro existente.

  • Si se encuentra un SKU con coincidencias, se asigna al registro de producto de QuickBooks Online.

  • Si el SKU existe/coincide, el nombre del producto en QuickBooks Online coincide con el registro del producto.

  • Si el Nombre existe y el SKU está vacío, actualiza el producto en QuickBooks Online con su SKU.

  • Si el Nombre existe y el SKU no está vacío, QuickBooks Online crea un nuevo registro de producto con un prefijo SS- para Nombre y completa el SKU.

  • Si el producto en ShipStation no contiene Nombre, completa los campos Nombre y SKU en QuickBooks Online con el SKU.

Envía información del destinatario y crea nuevos clientes en QuickBooks Online si aún no existen.

ShipStation identificará a los clientes mediante el Correo electrónico del pedido asociado.

Si el cliente no se puede encontrar en tu cuenta de QuickBooks Online, ShipStation creará automáticamente un nuevo registro de cliente. Si el registro del cliente existe en QuickBooks Online, ShipStation actualizará el registro del cliente con la información enviada en la última carga a QuickBooks Online.

Envía la información del impuesto sobre las ventas desde tus Pedidos enviados.

ShipStation usará la dirección del destinatario para hacer coincidir el Impuesto sobre las ventas con una o más Agencias tributarias de tu elección. Ten en cuenta que debes haber configurado una Agencia tributaria antes de poder seleccionarla.

Completa la información del envío en QuickBooks Online.

La información de envío agregada a tus Recibos de ventas o Facturas en QuickBooks Online incluye:

  • Fecha de envío

  • Número de seguimiento

  • Empresa de transporte

  • Envío cobrado al finalizar la compra

Conectar QuickBooks Online a ShipStation

Para conectar tu cuenta de QuickBooks Online a ShipStation:

  1. Selecciona el mosaico QuickBooks Online.

    Mosaico de QuickBook resaltado
  2. Haz clic en Conectar a QuickBooks.

    Botón Conectar a QuickBooks resaltado.

    Luego serás redirigido a QuickBooks Online para autenticar tu cuenta.

  3. Ingresa tu correo electrónico o tu ID de usuario de QuickBooks Online y tu contraseña, y luego haz clic en Iniciar sesión. Después, haz clic en Autorizar para permitir que ShipStation acceda a tu cuenta de QuickBooks Online.

Una vez autenticado, se te redirigirá a ShipStation. Ahora puedes empezar a configurar tu cuenta.

Configurar los ajustes de Quickbooks

  1. Selecciona tus cuentas de Activos e Ingresos si seleccionaste enviar Recibos de ventas.

    Las Facturas se enviarán de forma predeterminada a tu cuenta Cuentas por cobrar .

    Página de configuración del menú de QuickBooks Online.
  2. Elige permitir que ShipStation cree registros para los pedidos enviados desde Todas las tiendas o selecciona las Tiendas específicas cuyos pedidos enviados se enviarán a Quickbooks Online.

    QuickBook Online configura de qué tiendas registrar transacciones
  3. Elija una Agencia tributaria predeterminada en la configuración en la parte inferior de la pantalla si deseas que ShipStation envíe la información fiscal a QuickBooks Online.

    QuickBook Online configura cómo debe registrarse el impuesto sobre las ventas.

    Ya debes haber creado la agencia tributaria dentro de QuickBooks Online para que se complete este menú desplegable.

    También puedes usar la acción +Agregar mapeo de agencia tributaria estatal para agregar reglas adicionales para que ShipStation pueda enviar la agencia tributaria correcta según el estado del destinatario.

Ahora que configuraste tus ajustes, simplemente debes seleccionar el rango de fechas de pedidos enviados y procesar las transacciones.

Enviar pedidos a Quickbooks

Cuando estés listo para enviar la información del pedido a QuickBooks Online:

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Socios de integración y haz clic en el mosaico QuickBooks.

  2. Selecciona el Rango de fechas para los pedidos enviados que deseas enviar a tu cuenta de QuickBooks Online y haz clic en Procesar transacciones.

    Pestaña Procesar pedidos de Quickbooks

    Verás una barra de progreso a medida que tus pedidos enviados se sincronicen con QuickBooks Online. Puedes salir de esta página mientras se procesan las transacciones.

    Barra de estado del proceso de QuickBooks
  3. Verifica la pestaña Historial una vez que se haya completado el procesamiento para verificar que las transacciones se hayan enviado correctamente.

    Pestaña Historial de Quickbooks

Importante

ShipStation creará Recibos de ventas en QuickBooks para los pedidos que estén en estado Enviado . Cada pedido se procesará una vez y solo una vez.