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ShipStation Content Team

Actualización

¡La integración directa de ShipStation con QuickBooks Online simplifica el envío de los datos de tu pedido enviado a tu cuenta de QuickBooks!

ShipStation envía tus pedidos enviados a QuickBooks Online con un solo clic, por lo que se mostrarán como Recibos de venta o Facturas en tu cuenta de QuickBooks Online.

Si aún no usas QuickBooks Online, pero deseas obtener más información al respecto para ver si es la solución adecuada para ti, consulta la página de información de contabilidad de QuickBooks. Esta página proporciona una excelente descripción general, así como detalles de precios y un enlace para realizar una prueba.

Disponible solo para cuentas de EE. UU.

Actualmente, la integración de QuickBooks con ShipStation solo está disponible para cuentas de QuickBooks Online con sede en EE. UU.

Quickbooks Online Canada no es compatible con ShipStation.

Esta integración no admite la transmisión de información de GST/HST en este momento.

Para usar ShipStation con otras versiones de QuickBooks, prueba Connex de JMA Web Technologies.

Funciones de integración de Quickbooks para ShipStation

Función

Detalles

Envía pedidos enviados desde ShipStation a QuickBooks Online como Recibos de venta o Facturas.

  • Se debe seleccionar una opción, Facturas O Recibos de Venta

  • Tendrás la posibilidad de elegir la Cuenta de activos en la que se registrarán los Ingresos por ventas.

  • Las facturas se registrarán automáticamente en tu cuenta de Cuentas por cobrar.

  • Los recibos de ventas y facturas de ShipStation se identificarán con un prefijo SS- seguido de un ID de pedido único.

  • Puedes configurar QuickBook Online para sincronizar Pedidos parcialmente embalados.

Selecciona qué tiendas de ShipStation transmitirán información a QuickBooks Online.

ShipStation enviará pedidos desde todas las tiendas conectadas de forma predeterminada. Sin embargo, puedes seleccionar qué tiendas transmiten información.

Envía productos de pedidos para asignar o crear nuevos registros de productos que no sean de inventario dentro de QuickBooks.

Busca en QuickBooks Online por SKU en un registro existente.

  • Si se encuentra un SKU con coincidencias, se asigna al registro de producto de QuickBooks Online.

  • Si el SKU existe/coincide, el nombre del producto en QuickBooks Online coincide con el registro del producto.

  • Si el Nombre existe y el SKU está vacío, actualiza el producto en QuickBooks Online con su SKU.

  • Si el Nombre existe y el SKU no está vacío, QuickBooks Online crea un nuevo registro de producto con un prefijo SS- para Nombre y completa el SKU.

  • Si el producto en ShipStation no contiene Nombre, completa los campos Nombre y SKU en QuickBooks Online con el SKU.

Envía información del destinatario y crea nuevos clientes en QuickBooks Online si aún no existen.

ShipStation identificará a los clientes mediante el Correo electrónico del pedido asociado.

Si el cliente no se puede encontrar en tu cuenta de QuickBooks Online, ShipStation creará automáticamente un nuevo registro de cliente. Si el registro del cliente existe en QuickBooks Online, ShipStation actualizará el registro del cliente con la información enviada en la última carga a QuickBooks Online.

Envía la información del impuesto sobre las ventas desde tus Pedidos enviados.

ShipStation usará la dirección del destinatario para hacer coincidir el Impuesto sobre las ventas con una o más Agencias tributarias de tu elección. Ten en cuenta que debes haber configurado una Agencia tributaria antes de poder seleccionarla.

Conectar QuickBooks Online a ShipStation

Para conectar tu cuenta de QuickBooks Online a ShipStation:

  1. Ve a Configuración de la cuenta.

    sssettings.png

  2. Selecciona Socios de integración en la barra de navegación lateral.

    Barra lateral de configuración: menú desplegable Integraciones. El cuadro rojo resalta la opción Socios de integración.

  3. Selecciona el botón Conectar para QuickBooks Online.

    Mosaico de QuickBook resaltado

  4. Haz clic en Conectar a QuickBooks.

    Botón Conectar a QuickBooks resaltado.

    Luego serás redirigido a QuickBooks Online para autenticar tu cuenta.

  5. Ingresa tu correo electrónico o tu ID de usuario de QuickBooks Online y tu contraseña, y luego haz clic en Iniciar sesión. Después, haz clic en Autorizar para permitir que ShipStation acceda a tu cuenta de QuickBooks Online.

Una vez autenticado, se te redirigirá a ShipStation. Ahora puedes comenzar a configurar tu conexión haciendo clic en el enlace Administrar configuraciones.

Configurar los ajustes de Quickbooks

  1. Selecciona el tipo de transacción.

    • Es necesario asignar las cuentas de Activos e Ingresos si has seleccionado enviar Recibos de Ventas.

    • Las facturas deberán asignarse a la cuenta de ingresos correspondiente.

    Página de configuración del menú de QuickBooks Online.

  2. Elige permitir que ShipStation cree registros para los pedidos enviados desde Todas las tiendas o selecciona las Tiendas específicas cuyos pedidos enviados se enviarán a Quickbooks Online.

    QuickBook Online configura de qué tiendas registrar transacciones

  3. Elige si deseas o no exportar la información de tu cliente a QuickBooks Online.

  4. Elige si deseas o no registrar el impuesto sobre las ventas con tus registros de envío.

    QuickBook Online configura cómo debe registrarse el impuesto sobre las ventas.

    Ya debes haber creado la agencia tributaria dentro de QuickBooks Online para que se complete este menú desplegable.

    También puedes usar la acción +Agregar mapeo de agencia tributaria estatal para agregar reglas adicionales para que ShipStation pueda enviar la agencia tributaria correcta según el estado del destinatario.

Ahora que configuraste tus ajustes, simplemente debes seleccionar el rango de fechas de pedidos enviados y procesar las transacciones.

Enviar pedidos a Quickbooks

Puedes enviar manualmente la información a Quickbooks o activar la opción Automático en la pestaña Procesar pedidos de la configuración de QuickBooks Online.

Importante

ShipStation creará un registro en QuickBooks para los pedidos que estén en el estado Enviado. Cada pedido se procesará una vez y solo una vez.

Cómo enviar manualmente la información del pedido a Quickbooks

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Socios de integración y haz clic en la opción Administrar configuración para Quickbooks Online.

  2. Selecciona cómo deseas determinar qué registros sincronizar, por fecha de pedido o por fecha de envío.

  3. Selecciona el Rango de fechas para los pedidos enviados que deseas enviar a tu cuenta de QuickBooks Online y haz clic en Procesar transacciones.

    Pestaña Procesar pedidos de Quickbooks

    Verás una barra de progreso a medida que tus pedidos enviados se sincronicen con QuickBooks Online. Puedes salir de esta página mientras se procesan las transacciones.

    Barra de estado del proceso de QuickBooks

Cómo automatizar el envío de pedidos a Quickbooks

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Socios de integración y haz clic en la opción para administrar la configuración de Quickbooks Online.

  2. Haz clic en Habilitar sincronización automática.

  3. Elige la configuración de la frecuencia de sincronización.

    SET-_INT-_QBO-_Sync-Frequency.png

Cómo revisar el historial de sincronización

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Socios de integración y haz clic en la opción Administrar configuración para Quickbooks Online.

  2. Seleccione la pestaña Historial.

    Pestaña Historial de Quickbooks

  3. Selecciona el enlace Mostrar detalles para revisar qué pedidos se sincronizaron correctamente con QuickBooks. Esto abrirá una ventana emergente que indica qué números de pedido fueron Creados, Omitidos o Fallidos.

    Si un registro no se sincroniza, habrá información sobre el motivo en la vista de la pestaña Error.

    SET-_INT-_QBO-_History-failed.png

Asignación de campos para Quickbooks

La siguiente tabla describe a dónde se asignan los campos de pedido de ShipStation en Quickbooks.

Campo de pedido de ShipStation

Facturas de QuickBooks

Recibos de venta de Quickbooks

N.º de pedido

Memorándum sobre la declaración

Mensaje sobre la declaración

Total del pedido

AMT Total (Total de la factura) *

AMT Total (Total) *

Impuesto

Impuesto sobre las ventas

Monto del impuesto sobre las ventas

Envío pagado

Columna de importe en la última línea de producto

Columna de importe En la última línea de productos

Servicios de envío

Enviar mediante (solo incluido con pedidos enviados en ShipStation)

Enviar mediante (solo incluido con pedidos enviados en ShipStation)

Nombre completo del comprador

Facturar a

Cliente y dirección de facturación

Correo electrónico del comprador

N/A

Correo electrónico

Línea de dirección 1

Enviar a

Enviar a

Ciudad

Enviar a

Enviar a

Estado

Enviar a

Enviar a

Código postal

Enviar a

Enviar a

SKU del artículo

SKU

SKU

Nombre del artículo

Descripción

Descripción

Cantidad de artículos

Cant.

Cant.

Precio unitario del artículo

Tarifa

Tarifa

"SS"+ orderid

Factura No.

Nº de recibo de venta

"SS" + SKU del artículo

Producto/Servicio

Producto/Servicio

Fecha de envío

Fecha de envío

Fecha de envío

N.º de rastreo

Número de seguimiento (solo incluido con los pedidos enviados en ShipStation)

Número de seguimiento (solo incluido con los pedidos enviados en ShipStation)

* La lógica comercial de QBO actualizará automáticamente el valor enviado por ShipStation para mostrar el total de todos los cargos, las asignaciones y los impuestos.

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