Al usar la administración interna de inventario de ShipStation, deberás establecer tus niveles iniciales de existencias antes de que ShipStation pueda comenzar a deducir el inventario a medida que realizas envíos.
La mejor forma de configurar los niveles iniciales de existencias de tu inventario es cargar un CSV con un formato especial que contenga información sobre el nivel de existencias y la ubicación del inventario.
En este proceso, harás lo siguiente:
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Exportar un CSV de inventario desde ShipStation.
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Agregar los valores de tu inventario al archivo CSV.
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Importa el CSV actualizado a ShipStation.
Requisitos
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Antes de configurar tus recuentos de existencias iniciales, asegúrate de haber completado el proceso de configuración de inventario interno: crea una bodega de inventario, vincula la bodega a una ubicación de envío y habilita el seguimiento del inventario. Consulta nuestro artículo Configurar inventario interno para obtener más información.
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También debes tener registros de productos en ShipStation para establecer recuentos de inventario. Si aún no tienes registros de productos en ShipStation, primero revisa nuestro artículo sobre cómo agregar registros de productos.
Una vez que hayas establecido tus recuentos iniciales, ShipStation puede comenzar a deducir inventario mientras envías tus pedidos. Consulta nuestro artículo Actualizar niveles de existencias para saber cómo actualizar los recuentos de existencias después de establecer los niveles iniciales.
Primero, debes exportar tu lista de productos actual en un archivo CSV de inventario con formato especial de ShipStation.
Para exportar la información de inventario de productos:
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Elige la opción Exportar TODOS los productos independientes y variantes activos con o sin inventario en la ventana nueva y, a continuación, haz clic en Exportar ahora.
ShipStation exportará tu inventario a un archivo CSV y tu navegador descargará automáticamente un archivo .zip a tu ubicación de descarga predeterminada.
Uso de la plantilla de inventario de muestra
Si bien recomendamos exportar primero tus registros de productos como se describió anteriormente, tienes la opción de descargar un CSV de plantilla de muestra de inventario desde la ventana emergente Importación de inventario o desde la parte inferior de este artículo.
Si usas la plantilla de muestra, debes agregar manualmente los nombres de tus productos y SKU, además de los recuentos de existencias y las ubicaciones de las bodegas. Ten en cuenta que el archivo de muestra tiene encabezados de columna ligeramente diferentes a los de la versión exportada. Ambas versiones son correctas e importarán correctamente tus recuentos de inventario y datos de ubicación.
A continuación, agregarás los detalles del inventario al archivo CSV exportado.
Campo de nombre de la bodega
El campo Nombre de la bodega es un campo de solo lectura que te permite saber en qué bodega se encuentran las existencias del producto. Al establecer tus niveles iniciales de existencias, es probable que este campo esté en blanco. No es necesario agregar ningún valor a este campo cuando estableces la bodega en la que se cargan las existencias durante el proceso de importación.
El campo Nombre de la bodega no se incluye en la plantilla de muestra, ya que no es necesario en el proceso de importación.
Por último, importarás tu archivo CSV actualizado nuevamente en ShipStation.
Para cargar un archivo CSV de inventario:
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Adjunta tu archivo CSV deseado (arrastra y suelta o haz clic para seleccionarlo) a la ventana emergente Importar productos desde CSV.
Nota
Ya no se requiere una plantilla CSV para importar registros de inventario.
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Selecciona el almacén de inventario que vas a actualizar con tu CSV. También puedes seleccionar la plantilla de importación si ya has hecho coincidir tus columnas de importación CSV con los campos de ShipStation relacionados.
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Selecciona Cargar y previsualizar. Si no seleccionaste una plantilla de importación, tendrás que hacer coincidir las columnas de tu documento CSV con los campos de ShipStation si aún no coinciden.
Advertencia
Asegúrate de que tu archivo CSV incluya toda la información que necesitas para tus registros de inventario. El proceso de importación de CSV siempre reemplazará los datos de inventario en ShipStation con los datos del CSV. Esto significa que los recuentos de existencias enumerados en el CSV reemplazarán los recuentos que actualmente están en ShipStation.
Además, si tienes una celda en blanco en el CSV de un campo que actualmente contiene datos en ShipStation, la importación de CSV sobrescribirá esos datos con un valor nulo, por lo que dichos datos ya no estarán disponibles en ShipStation.
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Selecciona Iniciar importación.
Nota
Si tienes varias bodegas de inventario, ten en cuenta que ShipStation solo puede importar inventario para una bodega a la vez. Debes realizar la importación de cada bodega de inventario para la que desees establecer recuentos de existencias.
Una vez completada la importación, se establecerán tus niveles de existencias y ubicaciones para esa bodega de inventario. Repite este proceso para cada bodega de inventario en la que tengas recuentos de existencias. Lee nuestro artículo Consejos y solución de problemas de importación CSV si tienes dificultades para importar el archivo CSV.
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¡Los campos SKU y Existencias/OnHand son obligatorios!
El campo OnHand (CSV exportado) y el campo Existencias (CSV de plantilla de muestra) importan el nivel de existencias al campo Disponible en ShipStation.
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OnHand (Existencias) se refiere a la cantidad de artículos que tienes disponibles y asignados para cumplir con los pedidos .
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Las columnas Loc1, Loc2, Loc3 y Loc4 de CSV se asignan a la parte de Área, Unidad, Repisas y Contenedor del diseño de la bodega, respectivamente.
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Si no especificas al menos un valor "Loc" durante la importación, ShipStation mostrará la ubicación de la bodega de inventario como (no especificada).
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Puedes agregar filas adicionales en el CSV que especifiquen ubicaciones de bodega de inventario adicionales para un solo producto, y ShipStation agregará cada ubicación al SKU especificado.
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Puedes incluir existencias para múltiples bodegas de inventario en un solo archivo CSV. Sin embargo, para cargar el inventario de múltiples bodegas, debes realizar varias importaciones, y seleccionar la bodega para aplicar la importación cada vez que corresponda.
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La plantilla de muestra de inventario incluye el campo Costo, pero el CSV de inventario exportado no lo incluye. Esto se debe a que el campo Costo no se almacena en una base de datos como los otros campos. Estos datos solo se reflejan en el historial del registro de inventario en ShipStation.
Puedes agregar una columna de Costo al CSV del inventario exportado si deseas registrar los cambios de los costos del producto en el historial de registros del producto, pero no es obligatorio. Además, estos datos no se incluirán en el CSV del inventario exportado.
Ahora puedes ver tus niveles de inventario en el nivel de producto, el nivel de pedido y en la barra lateral de envíos.
Nuestro artículo Inventario comprometido tiene una tabla que define toda nuestra terminología de inventario para cuando veas el tuyo.
Para ver el inventario en la pantalla Detalles del pedido:
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Ve a la pestaña Pedidos.
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Abre la pantalla Detalles del pedido para un pedido.
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Ve a la sección Artículos del pedido para ver el nivel de existencias.
Asegúrate de que el origen de envío está establecido en una ubicación de envío que tenga vinculada la fuente de inventario correcta.
Para ver el inventario a través de la barra lateral de envíos de la tabla Pedidos:
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Selecciona un pedido de la cuadrícula Pedidos y marca la casilla Mostrar barra lateral que está cerca del botón Perfil para ver la barra lateral derecha de ese pedido.
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Haz clic en el ícono de engrane
en la sección Artículos.
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Selecciona Pedidos de la ventana emergente "Agrupar por". (La configuración predeterminada es Artículos).
El campo Existencias mostrará los conteos como Disponible (no incluye el pedido actual) y OnHand (incluye el pedido actual).