Cómo usar lotes para crear etiquetas de forma masiva y organizar el flujo de trabajo de sus envíos en lote.
Envíos en lote es un proceso que le permite organizar grandes cantidades de envíos en contenedores personalizados. A continuación, puede asignar y procesar estos lotes por separado de otros envíos, lo que proporciona mayor flexibilidad y control de su flujo de trabajo.
¿Por qué utilizar los envíos por lotes?
Utilice los lotes para organizar envíos similares juntos, según el criterio que requiera. Por ejemplo, cree lotes separados para envíos internacionales, envíos prioritarios, envíos que contengan productos específicos, o envíos de pedidos de una bodega en específico. A continuación, puede asignar esos lotes a usuarios específicos o crear un flujo de trabajo de manera que su personal sepa qué lotes tienen mayor prioridad que otros.
Hay dos formas de crear un lote en ShipStation:
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Use la opción + Crear un lote nuevo en la barra lateral de la pestaña Pedidos (abajo a la izquierda).
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Haga clic en Lote en la barra lateral de Envíos de la pestaña Pedidos.
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Haga clic en + Crear un lote nuevo desde la barra lateral inferior izquierda de la pestaña Pedidos.
ShipStation agregará un lote nuevo a la lista de Lotes abiertos, justo arriba del botón + Crear un lote nuevo. ShipStation le asignará un número de lote para comenzar.
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Haga clic en el nuevo lote para abrir los detalles del lote y designarle un nombre personalizado.
Si se seleccionan pedidos en el Cuadro de pedidos, ShipStation los agregará automáticamente al nuevo lote.
ShipStation agregará un nuevo lote a su lista de Lotes abiertos y agregará automáticamente sus pedidos seleccionados.
En cualquier caso, puede volver a nombrar el lote con el nombre que desee.
Para cambiar el nombre del lote, solo haga clic nuevamente en el campo de nombre para editar.
Lotes ad hoc
Además del método para crear lotes descrito anteriormente, también puede crear un lote ad hoc. Este tipo de lote se produce cuando selecciona múltiples pedidos y hace clic en el botón Crear etiqueta sin antes agregar los pedidos a un lote que usted creó.
En este caso, ShipStation crea un lote en segundo plano para procesar las etiquetas juntas, que luego puede imprimir en una sola acción. No puede trabajar en los lotes ad hoc de la misma forma que en los lotes normales, ya que no existen en el estado abierto.
Vaya a Envíos > Lotes, en caso de que necesite revisar el lote, reimprimir las etiquetas, renombrar o archivar el lote.
Puede agregar pedidos a un lote desde la pestaña Pedidos, y desde la ventana Detalles del pedido.
Método alternativo: Seleccione los pedidos y haga clic en Lote en la barra lateral de envíos del Cuadro de pedidos, justo arriba del widget para configurar envíos.
A continuación, seleccione a qué lote agregar el pedido en la ventana emergente Agregar al lote.
Si intenta agregar un pedido a un lote, pero ese pedido ya está en un lote, ShipStation mostrará una alerta para avisarle y le preguntará si desea mover los pedidos al lote seleccionado, o excluirlos del lote.
Para agregar un pedido a un lote desde la ventana Detalles del pedido:
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Abra la pantalla Detalles del pedido de un pedido.
Para abrir los Detalles del pedido, haga clic en el número de pedido en la pestaña Pedidos o en la pestaña Envíos.
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Haga clic en el botón Agregar al lote.
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Seleccione el lote al que va a agregar los envíos o haga clic en Crear un lote nuevo.
En el caso de pedidos con múltiples envíos, todos los envíos se agregarán al lote. Si el pedido ya está en un lote, ShipStation mostrará una alerta para avisarle y le preguntará si desea mover el pedido o excluirlo.
La cantidad de pedidos en un lote aparecerá junto al nombre del lote en la lista de Lotes de envíos. Haga clic en el nombre del lote para ver los pedidos y comenzar a trabajar en su lote.
También puede ver qué pedidos están en cada lote agregando la columna Lote a su cuadro.
Cuando crea un lote, usted asigna el lote a un usuario específico o ShipStation lo asigna automáticamente al usuario con el que está conectado en ese momento.
Sin embargo, puede asignar lotes a otros usuarios en cualquier momento. La mayoría de las acciones del lote, incluida la actualización de las opciones de envío y la creación e impresión de etiquetas, solo puede realizarlas el usuario asignado al lote. Todos los demás usuarios tendrán acceso de solo lectura al lote, con la posibilidad de asignar el lote a otro usuario o ingresar una nota de lote.
El nuevo usuario aparecerá como el usuario asignado en la lista de lotes. Este usuario tendrá acceso completo a todas las acciones del lote. Todos los demás usuarios tendrán acceso de solo lectura al lote, junto con la posibilidad de dejar una nota de lote o asignar el lote a otro usuario.
Para ver los envíos en su lote y hacer cambios:
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Haga clic en el lote en el que desea trabajar al final de la barra lateral izquierda de la pestaña Pedidos.
O, vaya a la pestaña Envíos, seleccione
Lotes > Abrir, y haga clic en el lote en el que desea trabajar.
ShipStation abrirá la pantalla Detalles del lote con todos los pedidos en el lote automáticamente seleccionados.
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Deseleccione los pedidos en los que no desea realizar una acción.
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Seleccione la acción que desea realizar en el lote desde los botones de acciones.
Al trabajar en un lote, puede realizar varias acciones en todos los envíos del lote, o solo en ciertos envíos seleccionados, lo que sea que requiera su flujo de trabajo.
En un lote individual, usted puede:
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Crear e imprimir etiquetas para envíos seleccionados. Esto se conoce como Procesamiento de un lote.
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Imprimir otros documentos del lote, como talones de empaque.
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Agregar una nota a todo el lote.
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Utilice el menú de Actualización masiva para actualizar las siguientes opciones: servicio, paquete, peso, tamaño, origen, seguro, confirmación, notificación del mercado, talón de empaque y plantilla de correo electrónico, declaraciones de aduana y cuenta de envío.
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Utilice el menú de Otras acciones para eliminar envíos de un lote, mover envíos a otro lote, enviar notificaciones de envío o para exportar los envíos en lote.
También puede abrir el pedido individual o los detalles del envío para ver los detalles de pedidos o envíos específicos, y hacer cambios individuales según corresponda.
Procesar un lote significa, simplemente, crear e imprimir las etiquetas para los envíos del lote. Puede procesar pedidos individuales o múltiples dentro de un lote, o procesar múltiples lotes a la vez.
Cualquiera que sea la opción que elija, una vez que el proceso comienza puede seguir trabajando mientras ShipStation crea las etiquetas en segundo plano.
Para crear e imprimir etiquetas para envíos individuales en un lote, haga lo siguiente:
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Abra un lote para ver sus envíos.
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Deseleccione los envíos que no desea procesa, o déjelos todos seleccionados para procesarlos a la vez.
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Haga clic en Procesar etiquetas (o seleccione Procesar + Imprimir etiquetas si desea imprimirlas de inmediato).
Para imprimir otros documentos, como Talones de empaque o Listas de selección, sin crear las etiquetas primero, haga clic en el menú Imprimir y seleccione la opción correcta.
Aparecerá la pantalla Estado del lote de etiquetas y le mostrará el progreso del lote.
Si seleccionó Procesar + Imprimir etiquetas, las etiquetas serán direccionadas de inmediato a su impresora predeterminada.
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Seleccione la siguiente acción: Imprimir etiquetas, Imprimir talones de empaque, Imprimir otros documentos, o Archivar lote. O cierre la ventana emergente para no hacer nada más en este lote.
El cuadro de Detalles del lote indicará las acciones que se han realizado en cada pedido.
Puede encontrar dos tipos de errores al procesar un lote:
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Errores de validación y advertencias
Estos tipos de errores se producen si a los envíos les falta información necesaria para crear una etiqueta, como dirección de origen, servicio de transporte o tipo de paquete, peso o declaraciones de aduana para pedidos internacionales.
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Errores de compra y notificación
Los errores de compra se producen cuando ShipStation intenta comprar la etiqueta de la empresa de transporte y puede incluir errores de facturación o errores relacionados con otra cuenta.
Los errores de notificación se producen después de crear la etiqueta cuando ShipStation intenta notificar al mercado o al cliente sobre el envío.
Estos errores aparecen en la ventana emergente Estado del lote de etiquetas y en la Cola de etiquetas.
Los lotes pueden ser abiertos, procesados o archivados. Una vez que archiva un lote, el lote no podrá ser modificado ni utilizado para imprimir documentos y será eliminado de la vista de Lotes activos.
Nota
Los envíos de lotes archivados son visibles en la pestaña Envíos y aún puede imprimir etiquetas o talones de empaque según sea necesario desde el envío individual.
ShipStation moverá a continuación el lote a la sección Archivado de la pantalla Lotes.
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No hay un límite de lotes que puede crear.
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Antes de procesar un lote, cada envío en el lote debe incluir la información del envío necesaria para crear la etiqueta (Dirección de origen, servicio de transporte y tipo de paquete, peso y declaraciones de aduana para pedidos internacionales).
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Asignar un lote a un usuario específico también asignará a ese usuario todos los pedidos dentro del lote.
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Los usuarios que no estén asignados a un lote, tendrán permisos de solo lectura para esos lotes y los pedidos dentro de estos, pero pueden dejar notas de lotes o asignar el lote a otro usuario.
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Mientras el lote esté Abierto, usted puede agregar o eliminar envíos según sea necesario, incluso si ya imprimió las etiquetas.
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Los lotes archivados no podrán modificarse ni utilizarse para imprimir etiquetas. No obstante, puede acceder a los pedidos individuales en el cuadro de Pedidos o Envíos si necesita imprimir documentos o cancelar el envío.