Importar pedidos desde CSV

Cómo usar un archivo CSV para importar pedidos a ShipStation en lote. Incluye cómo preparar el CSV, una referencia de las asignaciones de campo y las resoluciones para problemas comunes.

ShipStation University: curso Importación de pedidos a ShipStation.

Si tu estilo es el de aprender haciendo, toma el curso Importación de pedidos a ShipStation de ShipStation University. Los videos de las lecciones te mostrarán cómo importar desde tus tiendas, importar desde un archivo CSV y crear pedidos manuales en ShipStation.

ShipStation te permite importar pedidos desde un archivo CSV o delimitado por tabulaciones a una tienda manual. Esto es útil si realizas un seguimiento de los pedidos en una hoja de cálculo o exportas pedidos de un canal de ventas con el que ShipStation aún no se integra.

En las siguientes secciones se explica cómo preparar el archivo de importación, importar el archivo, asignar los campos CSV a los campos de ShipStation, actualizar los pedidos con un CSV y resolver problemas comunes.

Requisito de importación desde un CSV

Debes tener un plan Bronze o superior para acceder a la función de importación de pedidos desde un CSV. 

Video de demostración sobre cómo importar pedidos mediante un CSV

Este video muestra el proceso de importación de pedidos mediante un CSV.

 

Prepara tu archivo de importación

Antes de iniciar el proceso de importación, debes asegurarte de que el archivo de importación esté preparado correctamente. 

  • Práctica recomendada: utiliza la fila 1 de tu CSV como columnas de encabezado (por ejemplo, número de pedido, nombre del cliente, línea de dirección 1, ciudad, etc.).

    No es necesario que los encabezados CSV coincidan con los de ShipStation. Los asignarás a los campos de ShipStation correspondientes durante el proceso de importación.

  • Los números de pedidos son necesarios. Puedes ingresar tus propios números o usar la función de numeración automática (ver más abajo).

  • Todos los números de pedido deben ser únicos, tanto para otros pedidos en el CSV como para pedidos dentro de tu tienda manual de ShipStation.

    Si un número de pedido en tu CSV coincide con un pedido existente en tu tienda manual en ShipStation, ShipStation actualizará ese pedido para que coincida con los datos en el CSV.

  • Pedidos de varios artículos: ShipStation combinará filas con el mismo número de pedido en un solo pedido.

    Por ejemplo, dos filas en un CSV con el número de pedido SH1001 darán como resultado el único pedido SH1001 que contiene los elementos de cada fila en el archivo CSV.

  • Numeración automática: ShipStation puede numerar automáticamente tus pedidos si configuras la tienda manual para que lo permita.

    Para habilitar la numeración automática en una tienda manual, ve a Configuración > Canales de ventas > Configuración de almacenamiento y haz clic en Modificar junto a una de tus tiendas manuales. Marca la casilla para Generar automáticamente números de pedido para pedidos manuales.

    SET_STORE_Manual_autonumber_MRK.png

    En tu CSV, introduce la palabra AUTO en la columna Número de pedido para cada pedido que desees numerar automáticamente. Cada fila del CSV se importará como un pedido único con un número de pedido asignado automáticamente.

El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

Importa tus pedidos

Si optaste por crear una nueva asignación de campos, ahora se te pedirá que asignes tus campos. Continúa a la sección Asignación de campo a continuación para obtener instrucciones detalladas. Para obtener ayuda para la resolución de problemas con las importaciones de pedidos, consulta nuestro artículo Solución de problemas de importación de CSV.

El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

Asignación de campos

La asignación de campos es la forma en la que le dices a ShipStation dónde debería aparecer tu información del CSV. Debido a que es probable que los encabezados de columna no coincidan exactamente con los nombres de campo en ShipStation, los Asignarás utilizando este proceso. 

La columna Campo de ShipStation en la ventana emergente de asignación de campos muestra los campos de ShipStation a los que puedes asignar. La columna Tu encabezado de columna contiene menús desplegables donde puedes elegir entre las columnas presentes en tu archivo CSV.

Ventana emergente de importación de pedidos. Muestra los campos CSV entrantes a la izquierda y los menús desplegables de asignación de campos CSV de ShipStation a la derecha.

Asigna los campos de ShipStation a la izquierda con los encabezados de columna correspondientes a la derecha.

Una vez que hayas asignado todas las columnas que deseas usar, puedes guardar la asignación de campo para futuras importaciones. Recomendamos esto si planeas utilizar importaciones desde archivos CSV con regularidad. 

Para guardar la asignación de campos, ingresa un nombre en el campo Nombre de asignación de campos

Primer plano de la ventana emergente de pedidos de importación. El cuadro rolo resalta: nombre de la asignación de campos.

Cuando estés listo, haz clic en Iniciar importación

Una vez que ShipStation haya finalizado el proceso de importación, tus pedidos serán visibles en la sección En espera de envío de la pantalla de tus pedidos, en la tienda manual que elegiste durante el proceso de importación.

Notas sobre la asignación de campos

  • Puedes asignar tantas o tan pocas columnas como necesites, pero el campo N.º de pedido es obligatorio para ShipStation.

  • Cada columna CSV solo se puede asignar a un único campo de ShipStation.

asignación

Actualizar pedidos manuales: CSV

También puedes utilizar el proceso de importación de CSV anterior para actualizar los pedidos que ya existen en tus tiendas manuales. 

ShipStation actualizará los pedidos en tu tienda manual seleccionada que tengan números de pedido coincidentes en tu archivo CSV.

La importación CSV reemplaza los datos existentes con datos CSV

¡Asegúrate de que tu archivo CSV contenga toda la información que necesitas para tus registros de pedidos!

El proceso de importación de CSV reemplazará los datos en ShipStation con los datos del CSV. Esto significa que si tienes una celda en blanco en el CSV para un campo que actualmente contiene datos en ShipStation, la importación CSV sobrescribirá esos datos con un valor nulo y esos datos ya no estarán disponibles en ShipStation.

Por ejemplo, si importaste inicialmente el pedido n.º 12345  con los campos n.º de pedido, nombre, dirección, ciudad, estado, código postal y país: 

Un archivo CSV del pedido en Excel con la información del pedido completada.

Pero luego te das cuenta de que necesitas agregar un SKU al pedido...

Agrega el SKU a la columna SKU para el pedido y conserva TODO otro tipo de información del pedido existente, de la siguiente manera:

Un archivo CSV de pedido en Excel con la información del pedido completada en todas las columnas.

ShipStation agregará la información de SKU al pedido n.° 12345 en ShipStation. 

Como alternativa, si deseas eliminar información de un pedido, simplemente elimina la información de las columnas correspondientes antes de cargar el nuevo archivo, de la siguiente manera: 

Un archivo CSV de pedido en Excel con la información del pedido completada para el número de pedido y las columnas de SKU.

En este ejemplo, ShipStation eliminará el nombre, la dirección, la ciudad, el estado, el código postal y el país del pedido n.° 12345 en ShipStation mientras agrega el SKU. 

Si deseas un CSV preformateado, descarga el CSV de muestra de la pantalla emergente Importar o descarga el archivo de plantilla de importación de pedidos al final de este artículo. 

Problemas comunes de importación de CSV de pedidos

Si te faltan datos o aparece un mensaje de error después de una importación de CSV, los pasos a continuación pueden ayudarte a recuperarlos:

Datos faltantes

Si completas la importación, pero parece que falta cierta información del pedido en tus pedidos en ShipStation, es posible que hayas omitido un campo en la etapa de asignación.

  • Si guardaste tu asignación, verifica tu asignación de campo guardado. Edita la asignación de campos y guárdala bajo un NUEVO nombre. A continuación, utiliza la nueva asignación de campos para tus importaciones en el futuro.

  • Si no guardaste tu asignación, realiza la importación nuevamente y asegúrate de que a todos los campos que deseas asignar se les haya asignado el campo correcto de ShipStation en los menús desplegables. ShipStation actualizará los pedidos existentes durante el proceso de importación.

Mensajes de error

Si recibes un mensaje de "error de importación", verifica lo siguiente:

  • Asegúrate de que tu CSV no incluya caracteres especiales o no válidos. Normalmente, los guiones y los puntos están bien, pero los símbolos de moneda, los acentos y otros caracteres especiales pueden hacer que la importación falle.

  • Comprueba el tipo de caracteres utilizados en ciertos campos de tu CSV. Por ejemplo, las letras no son caracteres válidos en el campo del número de teléfono. El símbolo @ está bien en el campo de correo electrónico, pero puede causar un error cuando se usa en otros campos.

  • Si los pasos anteriores no parecen ser la causa de tu error, crea un nuevo archivo CSV y copia y pega tus datos CSV en el nuevo archivo y guárdalos. Luego intenta cargarlo nuevamente. 

Recursos adicionales para la resolución de problemas

Para obtener más información sobre la resolución de problemas de importación CSV, consulta el artículo Resolución de problemas de importación CSV en la sección Resolución de problemas de nuestro Centro de ayuda

Importar pedidos CSV con diseño heredado

Si estás utilizando el diseño heredado de ShipStation, los pasos de importación y asignación de campos difieren ligeramente del nuevo diseño. Sigue los pasos a continuación si estás utilizando ShipStation Legacy:

Video de demostración sobre cómo importar pedidos mediante un CSV

Este video muestra el proceso de importación de pedidos mediante un CSV.

Diseño de Shipstation Legacy

Este contenido presenta el diseño heredado de ShipStation y puede que no refleje exactamente tu experiencia con el diseño actual de ShipStation.

Importa tus pedidos

Si optaste por crear una nueva asignación de campos, ahora se te pedirá que asignes tus campos. Continúa a la sección Asignación de campo a continuación para obtener instrucciones detalladas. Para obtener ayuda para la resolución de problemas con las importaciones de pedidos, consulta nuestro artículo Solución de problemas de importación de CSV.

El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

Asignación de campos

La asignación de campos es la forma en la que le dices a ShipStation dónde debería aparecer tu información del CSV. Debido a que es probable que los encabezados de columna no coincidan exactamente con los nombres de campo en ShipStation, los Asignarás utilizando este proceso. 

La columna Nuestro campo en la ventana emergente de asignación de campos muestra los campos de ShipStation a los que puedes asignar. La columna Tu campo contiene menús desplegables donde puedes elegir entre las columnas presentes en tu archivo CSV. La columna Notas muestra cualquier información adicional necesaria sobre el campo. 

Ventana emergente de pedidos de importación CSV. Muestra los campos como se describe anteriormente. Botones de acción: Atrás e Iniciar importación.

La ventana emergente Asignación de campos divide la información en cuatro secciones:

  • Campos de notas: incluye notas de y para el comprador, notas internas y notas de regalo.

  • Información del comprador y del destinatario: incluye detalles como el nombre del comprador y el destinatario, el correo electrónico y la dirección.

  • Información del artículo: incluye información a nivel del artículo, como SKU del artículo, nombre, cantidad y peso.

  • Campos de notas: incluye notas de y para el comprador, notas internas y notas de regalo.

Asigna tus campos desde los menús desplegables a los campos de ShipStation correspondientes enumerados en la columna Nuestro campo. No tienes que asignar todos los campos, pero el campo N.º de orden es obligatorio. 

Una vez que hayas asignado todas las columnas que deseas usar, puedes guardar la asignación de campo para futuras importaciones. Recomendamos esto si planeas utilizar importaciones desde archivos CSV con regularidad.

Para guardar la asignación de campo que acabas de crear, ingresa un nombre en el campo Guardar asignación de importación como

Primer plano de la ventana emergente Importación desde archivo CSV. El cuadro rojo resalta el campo y el mensaje dice: "Guardar asignación de importación como (déjalo en blanco si no quieres guardarlo).

Una vez que ShipStation haya finalizado el proceso de importación, tus pedidos serán visibles en la sección En espera de envío de la pantalla de tus pedidos, en la tienda manual que elegiste durante el proceso de importación.

Notas sobre la asignación de campos

  • Puedes asignar tantas o tan pocas columnas como necesites, pero el campo N.º de pedido es obligatorio para ShipStation.

  • Cada columna CSV solo se puede asignar a un único campo de ShipStation.

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El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

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Una tienda que puedes crear en ShipStation para almacenar pedidos manuales (pedidos que creas directamente en ShipStation o mediante la importación de CSV, en lugar de importarlos desde una tienda conectada). Puedes crear tantas tiendas manuales como necesites.

El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

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El método utilizado en ShipStation para asignar datos de una fuente a su campo correspondiente en ShipStation. Como en "Asignación de campo" para las importaciones de pedidos y "Asignación de servicio" para las reglas de importación.

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